Politique de confidentialité

Cette politique explique, de façon transparente, quelles données personnelles 404 Agency collecte lorsque vous visitez ce site, nous contactez, ou utilisez l’espace client ; pourquoi nous les traitons ; combien de temps nous les conservons ; avec qui nous les partageons ; et comment exercer vos droits. Elle est rédigée conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable de traitement est 404 Agency, entrepreneur individuel (micro-entreprise),[adresse], Lyon, SIRET [SIRET]. Pour toute question relative à vos données : contact@404agency.fr. Compte tenu de sa taille et de la nature de ses traitements, 404 Agency n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données ; l’administrateur de l’agence en assure la responsabilité.

2. Quelles données, pour quoi faire, et sur quelle base ?

Nous ne collectons que les données nécessaires à chaque finalité (principe de minimisation). Voici le détail :

T1 — Gestion des demandes de contact et des devis

• Finalité : Répondre aux demandes reçues via le formulaire du site, par e-mail ou téléphone ; établir des devis ; relancer les prospects.
• Base légale : Mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD) et intérêt légitime pour le suivi commercial (art. 6.1.f).
• Données : Identité, entreprise, coordonnées, description du besoin, budget indicatif, historique des échanges
• Durée de conservation : 3 ans après le dernier contact émanant du prospect

T2 — Gestion des clients et exécution des prestations

• Finalité : Gérer la relation contractuelle : projets, livrables, échanges, espace client.
• Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b).
• Données : Identité, fonction, coordonnées, entreprise (SIREN), contenus de projet, messages, fichiers
• Durée de conservation : Durée de la relation contractuelle, puis 5 ans (prescription) ; fichiers de projet supprimés 2 ans après la fin du projet

T3 — Facturation et comptabilité

• Finalité : Émettre devis, factures et avoirs ; tenir le livre des recettes ; répondre aux obligations fiscales.
• Base légale : Obligation légale (art. 6.1.c) — Code de commerce et Code général des impôts.
• Données : Identité, adresse de facturation, SIREN, prestations, montants, paiements
• Durée de conservation : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (art. L123-22 Code de commerce)

T4 — Comptes de l’espace client et authentification

• Finalité : Créer et valider les comptes, authentifier les utilisateurs (e-mail et mot de passe, lien magique ou compte Google), sécuriser les accès.
• Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime pour la sécurité (art. 6.1.f).
• Données : E-mail, nom, mot de passe haché, identifiant Google le cas échéant, dates et adresses IP de connexion, statut de validation
• Durée de conservation : Durée de vie du compte ; suppression 2 ans après la dernière connexion, après information préalable ; journaux de connexion 12 mois

T5 — Signature électronique des devis et contrats

• Finalité : Permettre la signature en ligne des documents et constituer le dossier de preuve associé.
• Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime pour la constitution de preuve (art. 6.1.f).
• Données : Identité, e-mail vérifié, tracé de la signature, horodatage, adresse IP, navigateur, empreinte du document, code de vérification
• Durée de conservation : Durée de conservation du document signé : 10 ans après la fin du contrat

T6 — Mesure d’audience et publicité (après consentement)

• Finalité : Mesurer la fréquentation du site et la performance des campagnes publicitaires.
• Base légale : Consentement (art. 6.1.a et art. 82 loi Informatique et Libertés).
• Données : Identifiants de cookies, pages vues, source de visite, appareil, adresse IP tronquée
• Durée de conservation : Consentement conservé 6 mois ; données d’audience 14 mois maximum

T7 — Gestion des demandes d’exercice de droits

• Finalité : Traiter les demandes d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, d’opposition et de limitation.
• Base légale : Obligation légale (art. 6.1.c — articles 15 à 22 RGPD).
• Données : Identité, coordonnées, nature de la demande, justificatif d’identité en cas de doute, réponse apportée
• Durée de conservation : Justificatifs d’identité supprimés sous 1 an ; trace de la demande et de la réponse conservée 5 ans

T8 — Sécurité du site et de l’application

• Finalité : Prévenir les intrusions, le spam et les abus ; détecter et analyser les incidents.
• Base légale : Intérêt légitime (art. 6.1.f).
• Données : Adresse IP, journaux techniques, résultats du captcha
• Durée de conservation : 12 mois

Les données marquées d’un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires pour traiter votre demande ; les autres sont facultatives. Nous ne prenons aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, et nous ne pratiquons aucun profilage.

3. Connexion avec Google

L’espace client propose, au choix, une connexion avec un compte Google. Dans ce cas, Google nous transmet uniquement votre adresse e-mail, votre nom et votre photo de profil, afin de créer ou de reconnaître votre compte. Nous ne demandons aucun autre accès à votre compte Google. Cette connexion est régie par lapolitique de confidentialité de Google.

4. Signature électronique

Lorsque vous signez un devis ou un contrat en ligne, nous constituons un dossier de preuve : identité et e-mail vérifié du signataire, tracé de la signature, date et heure, adresse IP, navigateur, empreinte numérique du document et code de vérification saisi. Ces données sont indispensables à la valeur probante de la signature (art. 1367 du Code civil) et sont conservées avec le document signé.

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

6. Qui a accès à vos données ?

Vos données sont traitées par 404 Agency et, pour les besoins strictement techniques du service, par les sous-traitants ci-dessous, chacun lié par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD. Nous ne vendons ni ne louons jamais vos données.

Lorsqu’un sous-traitant est situé aux États-Unis, le transfert est encadré par sa certification auData Privacy Framework UE-États-Unis et, à défaut, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les données de l’espace client (comptes, documents, signatures) sont hébergées en France.

Nous pouvons également être amenés à communiquer des données aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige, et à notre expert-comptable pour les seules données de facturation.

7. Cookies et traceurs

Ce site utilise des cookies strictement nécessaires (connexion, sécurité, mémorisation de vos choix), exemptés de consentement, et, uniquement avec votre accord, des traceurs de mesure d’audience et de publicité. Aucun traceur soumis à consentement n’est déposé avant votre choix, et vous pouvez le modifier à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de page. Le détail figure dans notre politique cookies.

8. Comment protégeons-nous vos données ?

• Chiffrement de toutes les communications (HTTPS forcé) et des données au repos chez nos hébergeurs.
• Cloisonnement des données de l’espace client : chaque client ne peut accéder qu’à ses propres données, règle appliquée au niveau de la base de données elle-même.
• Mots de passe hachés, protection anti-spam, validation manuelle de chaque compte, journal des accès administrateur.
• En-têtes de sécurité du navigateur (politique de sécurité du contenu, protection contre le détournement de clic), sauvegardes régulières.
• Procédure de gestion des violations de données : en cas d’incident présentant un risque pour vos droits, nous notifions la CNIL sous 72 heures et vous informons directement si le risque est élevé.

9. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :

• Accès — Savoir quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
• Rectification — Faire corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Effacement — Demander la suppression de vos données, sauf obligation légale de conservation (factures par exemple).
• Portabilité — Recevoir vos données dans un format lisible par machine pour les transmettre à un autre prestataire.
• Opposition — Vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, notamment la prospection.
• Limitation — Demander le gel temporaire de l’utilisation de vos données.
• Retrait du consentement — Retirer à tout moment un consentement donné (cookies, newsletter), sans effet sur le passé.
• Directives post-mortem — Définir le sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, utilisez notre formulaire dédié ou écrivez àcontact@404agency.fr. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons vous demander un justificatif, supprimé dès la demande traitée. Les titulaires d’un compte peuvent aussi exporter leurs données et supprimer leur compte directement depuis la rubrique « Mon compte » de l’espace client.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

10. Mineurs

Ce site et l’espace client s’adressent à des professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs de moins de 15 ans.

11. Modifications

Cette politique peut évoluer, notamment en cas de nouvel outil ou de nouvelle finalité. La date de mise à jour figure en haut de page ; en cas de changement substantiel concernant l’espace client, les titulaires d’un compte en sont informés par e-mail.